Las listas de tareas diarias son efectivas tanto si las hace en un teléfono inteligente de mil dólares como si las garabatea en el reverso de un sobre viejo. Son un manual de instrucciones para el éxito de una página y tienen la capacidad de inyectarle un poco de euforia cada vez que elimine un elemento de la lista.
En resumen, son una de las herramientas de productividad más perfectas jamás creadas. Pero al igual que cualquier otra herramienta poderosa, pueden crear más trabajo si los usa incorrectamente.
Priorizar es doloroso. A veces tienes que abandonar objetivos valiosos, o incluso renegociar los compromisos asumidos con personas importantes. Aprendí que sistematizar el proceso ayuda. Cuando se divide el trabajo en sus partes básicas, es más fácil caminar a través de él.
La mejor práctica es revisar su lista de tareas cada noche para el día siguiente. Asigne cada elemento a una de cuatro categorías:
Aplástalo
Decide qué puedes hacer en cinco minutos. Reviso estas minucias la misma noche que reviso la lista de tareas de mañana. Por lo general, son cosas que puedo manejar por correo electrónico. Necesito compartir este pensamiento con esa persona; Necesito hacer esta introducción a tal y tal; etc.
La mayoría de estas tareas toman un par de segundos. Los limpio rápidamente, porque de lo contrario mi lista parece más larga. Incluso si la mitad de las cosas es insignificante en términos de tiempo consumido, en mi cabeza es el doble de trabajo.
Posponer hasta más tarde
Un tipo que trabajó para mí durante siete años me contactó recientemente y me preguntó si podíamos reunirnos. Lo esperaba con ansias, pero tan pronto como lo vi en la lista, supe que no podría atenderlo y tendría que posponerlo.
Lo llamé para compartir las malas noticias. Levantó el teléfono después de unos pocos tonos, tan alegre y enérgico como siempre. Decidí no andar por las ramas; Le dije que tenía exactamente cuatro minutos para ponerme al día y que no podríamos volver a conversar hasta finales de noviembre.
Se echó a reír y dijo que entendía completamente mi situación. Sé valiente y descubre qué hay en tu lista que pueda esperar hasta más tarde. El aplazamiento no es el fin del mundo, y sentirás un alivio sin fin una vez que termines.
Nombrar un apoderado
Hay cosas en mi lista que no tengo tiempo para hacer, pero que todavía tengo que hacer. Puedo resolver esta contradicción a través del exquisito arte de la delegación.
Delegar es mucho más difícil que simplemente asignar uno o más de sus compromisos a otra persona. Puede parecer locamente contraintuitivo. Por un lado, la otra persona probablemente también tenga mucho en su mesa, y puede ser incómodo pedirle que recoja tus asuntos.
Por otro lado, si está en su lista, es muy probable que sea la mejor persona para el trabajo. Consuélese con el hecho de que incluso si los resultados delegados son solo un 50 por ciento tan buenos, el 50 por ciento es mucho mejor que nada.
Pulverizar
Ocasionalmente, aparecerá un proyecto que no es integral para el éxito de mi empresa, pero que por una razón u otra se sintió importante cuando lo agregué a la lista. Ahora que está creando presión y ansiedad superfluas, lo elimino.
Acepto que no se está haciendo. Si orgánicamente vuelve a aparecer en mi radar un par de meses después, está bien. Si no, hasta la vista.
Si eres como yo, estás seguro de que puedes manejar lo que sea que te inunda la vida. Sin embargo, hay una delgada línea entre «hasta el cuello» y «sobre la cabeza». Domine su lista de tareas pendientes ahora, antes de que salga de control.
*Con información INC
